Praxiswissen für den Betriebsalltag

Fotos zuordnen, Zusatzarbeiten festhalten, Angebote vorbereiten: Vorlagen und Beispiele für die tägliche Zusammenarbeit zwischen Baustelle und Büro.

• Mit Vorlage

  Von der Baustellennotiz zum brauchbaren Tagesbericht

  Vollständige Arbeitsprobe: Baustellennotiz, Tagesbericht, Mengen, Personalstunden und offene Aufgaben. Mit Word-Datei und allen Ausgangsunterlagen.

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• Mit Vorlage

  Leistungsänderung dokumentieren: Unterlagen für den Nachtrag

  Änderungswunsch, ursprüngliche Leistung, Mengen und Kostenbelege zusammenführen. Mit eigener Änderungsmappe und nachvollziehbarem Musterfall.

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• Pflichten erklärt

  Bautagebuch und Behinderungsanzeige: der Unterschied

  Was der Tagesbericht dokumentiert und welche Mitteilung § 6 VOB/B vorsieht. Mit konkretem Beispiel und einer Liste der benötigten Informationen.

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• Mit Vorlage

  Eignungsunterlagen für eine Ausschreibung vorbereiten

  Anforderungen aus Vergabeunterlagen in eine bearbeitbare Nachweisliste übertragen: mit Fundstelle, Zeitpunkt, Stand und Zuständigkeit.

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• Praxis

  Aufmaß, Fotos und Notizen für ein Angebot vorbereiten

  Messwerte mit Bauteilen, Fotos und Rückfragen verbinden. Ein durchgerechnetes Beispiel zeigt den Weg vom Aufmaß zur Kalkulationsgrundlage.

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• Werkzeuge

  Craftnote und PlanRadar: Was kommt im Büro an?

  Ein Dokumentenvergleich von Vorlage, Craftnote und PlanRadar. Welche Datenwege beschrieben sind und was Sie am eigenen Ablauf prüfen sollten.

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Wohnungsübergaben dokumentieren, Schadensmeldungen bearbeiten und Abrechnungsunterlagen zusammenstellen: direkt nutzbare Vorlagen für Ihre Verwaltung.

• Mit Vorlage

  Wohnungsübergabe: Vorlage für Räume, Zähler und Schlüssel

  Eine Wohnungsübergabe nachvollziehbar erfassen: Raumzustand, Fotobezug, Zählerstände, Schlüssel und offene Aufgaben. Mit ausgefülltem Muster.

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• Mit Vorlage

  Schadensmeldung: Vorlage für die Hausverwaltung

  Objekt, Beobachtung, Zeitpunkt, Fotos und Kontakt in einer Meldung zusammenhalten. Mit Beispiel und Ablauf bis zur Zuständigkeit.

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• Praxis

  Besichtigungen organisieren: Anfragen, Termine und Rückmeldungen

  Ein einfacher Ablauf für Vermietung und Vermittlung: Terminangebote, Bestätigungen, Änderungen und Rückmeldungen beim Objekt zusammenhalten.

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• Mit Vorlage

  Unterlagen für die Betriebskostenabrechnung vorbereiten

  Belege, Zeiträume, Objektzuordnung, Verteilgrundlagen und Vorauszahlungen sammeln. Mit einer bearbeitbaren Unterlagenliste und Musterfall.

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• Pflichten erklärt

  Nebenkostenabrechnung: Welche Fristen gelten?

  Die Zwölfmonatsfrist bei Betriebskostenvorauszahlungen für Wohnraum, die Frist für Einwendungen und ein konkretes Datumsbeispiel nach § 556 BGB.

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• Pflichten erklärt

  Monatliche Verbrauchsinformation: Daten und Zuständigkeiten

  Was § 6a HeizkostenV bei fernablesbarer Ausstattung vorsieht und wie Messdaten, Nutzerzuordnung, Prüfung und Bereitstellung zusammenhängen.

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• Werkzeuge

  Hausverwaltung: Vorlage, Portal oder zusätzliche Automatisierung?

  Drei Lösungswege für Übergaben und Meldungen vergleichen. Mit dokumentierten casavi-Funktionen und einem konkreten Auswahlfall.

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Aus Notizen werden Berichte, aus offenen Punkten Folgeaufgaben. Hier finden Sie Vorlagen für Serviceeinsätze, Gerätenachweise und die Vorbereitung von Energieauswertungen.

• Mit Vorlage

  Servicebericht-Vorlage: Arbeit dokumentieren, Folgeaufgaben mitgeben

  Kostenlose Servicebericht-Vorlage mit ausgefülltem Beispiel: Einsatz, Material, Ergebnis und offene Folgearbeit an einem Ort.

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• Mit Vorlage

  Geräteregister: Prüfnachweise und Termine wiederfinden

  Vorlage für Gerät, Prüfnachweis, festgelegten Termin und Zuständigkeit. Mit Beispiel für fehlende Dokumente und offene Klärungen.

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• Pflichten erklärt

  Prüffristen: Wer legt sie fest und wer dokumentiert sie?

  Wer Prüffristen festlegt, wer prüft und was das Büro dokumentiert. Mit klarer Rollenübersicht und Beispiel für geänderte Nutzung.

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• Praxis

  Aus Servicenotizen werden Berichte und klare Folgeaufgaben

  Ein konkretes Beispiel zeigt, wie aus einer kurzen Einsatznotiz ein Bericht, eine Ersatzteilklärung und eine Angebotsaufgabe entstehen.

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• Mit Vorlage

  Energieberatung vorbereiten: Unterlagen mit einer Liste zusammenstellen

  Verbrauchsbelege, Zähler, Betriebszeiten und Anlagen zuordnen. Kostenlose Unterlagenliste mit Beispiel zum Stromverbrauch nach Betriebsschluss.

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• Werkzeuge

  Kundendienst-Software vergleichen: Was kommt nach dem Einsatz im Büro an?

  Vorlage, Service-App oder Verbindung bestehender Programme? Vergleichen Sie an einem Einsatz mit Foto, Bericht und offenem Ersatzteil.

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Rechnungen zuordnen, Angebote vergleichen, Anfragen weitergeben und KI-Ergebnisse prüfen: Beispiele und Werkzeuge für wiederkehrende Büroarbeit.

• Pflichten erklärt

  PDF oder E-Rechnung? So ordnen Sie eingehende Dateien ein

  Einfaches PDF, XRechnung oder ZUGFeRD: Dateien unterscheiden, Rechnungen prüfen und die Übergangsfristen richtig einordnen.

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• Mit Vorlage

  Rechnungseingang organisieren: Wer prüft, klärt und gibt frei?

  Kostenlose Ablaufvorlage mit Beispiel: Rechnung zuordnen, Mengenabweichung klären und an die Buchhaltung übergeben.

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• Mit Vorlage

  Angebote vergleichen: selbst rechnen, offene Kosten erkennen

  Interaktiver Angebotsvergleich mit Excel-Datei, zwei Ausgangsangeboten und Lieferantenrückfrage. Fehlende Kosten sichtbar machen und Gesamtpreise vergleichen.

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• Praxis

  Telefon und E-Mail: Anfragen so erfassen, dass jemand weitermachen kann

  Anliegen, Rückruf, Terminwunsch und Zuständigkeit festhalten. Ein Beispiel zeigt, wie Anruf und ergänzende E-Mail zusammengehören.

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• Mit Vorlage

  KI-Ergebnisse prüfen: Findet Ihre Anwendung auch die schwierigen Fälle?

  Kostenlose Prüffallvorlage mit Beispielen: falsche Termine, fehlende Angaben, widersprüchliche Mengen und doppelte Anfragen erkennen.

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• Pflichten erklärt

  KI im Betrieb: Was Ihr Team wissen muss und wann ein Hinweis nötig ist

  KI-Kompetenz und Transparenz verständlich unterscheiden: Textassistenz, Kundenchat und die Regeln nach Artikel 4 und 50.

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• Rechner

  Was kostet das Nachfassen und Übertragen im Büro?

  Kostenloser Rechner für wiederkehrende Büroarbeit: Mit drei Angaben Stunden und rechnerische Kosten pro Monat ermitteln.

  Aufwand berechnen →