Nebenkostenabrechnung: Welche Fristen gelten?

Für welchen Fall gelten die zwölf Monate?

Die Regel betrifft Betriebskostenvorauszahlungen bei Wohnraummiete. Prüfen Sie den Vertrag: Eine Vorauszahlung und eine Pauschale sind nach § 556 Absatz 2 unterschiedliche Vereinbarungen.

Lesen Sie Beginn und Ende des tatsächlichen Abrechnungszeitraums ab. Er kann vom Kalenderjahr abweichen. Die Frist beginnt mit dessen Ende; eine später eintreffende Handwerkerrechnung setzt sie nicht neu in Gang.

Quellen: BGB § 556: Vereinbarungen über Betriebskosten

Was bei einer verspäteten Abrechnung passiert

Nach Fristablauf ist eine Nachforderung des Vermieters nach § 556 Absatz 3 grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Das muss anhand der tatsächlichen Umstände geklärt werden.

Abgerechnet werden muss trotzdem. Auch ein Guthaben des Mieters entfällt nicht allein wegen der Verspätung. Stellen Sie den Vorgang deshalb weiter fertig und prüfen Sie das Ergebnis.

Für Einwendungen des Mieters läuft eine eigene Frist: zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung. Auch hier kennt das Gesetz eine Ausnahme für nicht zu vertretende Verspätung. Halten Sie beide Fristen getrennt.

Quellen: BGB § 556: Vereinbarungen über Betriebskosten

Beispiel: Die Abrechnung für das Kalenderjahr 2025

Für den Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025 endet die gesetzliche Mitteilungsfrist am 31.12.2026. Eine Verwaltung plant intern früher: Belegprüfung bis 30.09., Rückfragen bis 31.10. und Freigabe bis 30.11.2026.

Diese drei internen Termine sind frei gewählte Arbeitstermine. Die Mitteilung bleibt ein eigener Schritt nach der Erstellung und Freigabe. Eine fertige PDF im Ordner zeigt noch nicht, dass die Abrechnung mitgeteilt wurde.

Quellen: BGB § 556: Vereinbarungen über Betriebskosten

Was in die Fristenliste gehört

Erfassen Sie Objekt, Abrechnungszeitraum, Grundlage der Frist, zuständige Person und nächste Aktion. So zeigt die Liste, ob ein Beleg fehlt, die Freigabe aussteht oder die Mitteilung noch offen ist.

Formulieren Sie Rückfragen genau: „Abrechnungszeitraum endet am 30.06.; geltende Regel und Enddatum bestätigen.“ Nach der Klärung wird die bestätigte Frist mit ihrer Grundlage eingetragen.

• Vertragsart und Vorauszahlung oder Pauschale feststellen.
• Abrechnungszeitraum dokumentieren.
• Gesetzlichen Endtermin und interne Arbeitstermine getrennt führen.
• Fehlende Unterlagen mit zuständiger Person nachhalten.
• Erstellung, Freigabe und tatsächliche Mitteilung als getrennte Ereignisse dokumentieren.

Offene Belege nicht bis zum Endtermin liegen lassen

Führen Sie fehlende Unterlagen mit Belegbezug, konkreter Rückfrage und Wiedervorlage. Die Vorbereitungsliste zeigt dem Team, was bereits zur Prüfung bereitsteht und wo es nachfassen muss.