Unterlagen für die Betriebskostenabrechnung vorbereiten

Diese Unterlagen braucht das Abrechnungsteam

Beginnen Sie mit Objektkennung und Abrechnungszeitraum. Verknüpfen Sie Rechnungen, Gebührenbescheide und Gutschriften über Belegnummern mit den Dateien. Erfassen Sie auch den Leistungszeitraum: Das Rechnungsdatum allein sagt nicht, für welche Monate die Leistung berechnet wurde.

• Kostenbelege einschließlich zugehöriger Korrekturen und Gutschriften.
• Mietvertragliche Vereinbarungen zu Betriebskosten und vorhandene Verteilgrundlagen.
• Einheiten, Flächen oder Verbrauchsdaten in der jeweils verwendeten Fassung.
• Mieter- beziehungsweise Nutzerwechsel mit zugeordneten Zeiträumen.
• Aufstellung der erfassten Vorauszahlungen und ungeklärten Buchungen.
• Vorliegende Messdienstunterlagen sowie offene Rückfragen.

Welche Kosten dürfen in die Abrechnung?

Für die Tragung von Betriebskosten braucht es nach § 556 Absatz 1 BGB eine Vereinbarung. Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören nach § 1 Absatz 2 BetrKV nicht zu den Betriebskosten. Prüfen Sie erfasste Rechnungen daher nach Vertrag und Kostenart.

Enthält eine Rechnung mehrere Leistungen, kennzeichnen Sie eine fehlende Aufteilung. Die gesamte Summe gehört nicht automatisch in eine Kostenposition, nur weil die Rechnung das Gebäude betrifft. Tragen Sie die Rückfrage und die zuständige Person in die Liste ein.

Quellen: BGB § 556: Vereinbarungen über Betriebskosten · BetrKV § 1: Betriebskosten

Beispiel: Was noch geklärt werden muss

Für Objekt M-01 werden die Unterlagen für 2025 vorbereitet. Die Gebührenrechnung ist zugeordnet. Bei der Handwerkerrechnung sind Wartung und Reparatur nicht getrennt ausgewiesen. Eine Gutschrift muss mit der ursprünglichen Rechnung verbunden werden.

Vor der Übergabe: doppelt, falsch zugeordnet oder noch offen?

Vergleichen Sie Rechnungsnummer, Aussteller und Betrag, um doppelte Erfassungen zu erkennen. Prüfen Sie Objekt und Leistungszeitraum. Betrifft ein Beleg mehrere Gebäude, halten Sie die Aufteilung ausdrücklich fest.

Verbinden Sie Gutschriften und korrigierte Rechnungen mit den Ausgangsbelegen. Formulieren Sie offene Aufgaben konkret: „Aufteilung Wartung/Reparatur zu H-08 beim Aussteller anfragen“ statt „Unterlagen unvollständig“.

Liste, Belege und Rückfragen gemeinsam weitergeben

Das Abrechnungsteam erhält die Unterlagenliste mit verknüpften Belegen und offenen Fragen. Kennzeichnen Sie bereits geprüfte Zuordnungen und bewahren Sie den verwendeten Tabellenstand auf. So lassen sich spätere Rückfragen am selben Beleg beantworten.