Immobilien & Verwaltung
Hausverwaltung: Vorlage, Portal oder zusätzliche Automatisierung?
Bei der Übergabe ist der Schaden samt Fotos erfasst. Im Büro wird alles noch einmal eingetippt. Braucht es dafür ein neues Werkzeug, eine bessere Nutzung des Portals oder eine Verbindung zwischen beiden? Dieser Vergleich hilft, die passende Änderung zu finden.
Vom Übergabepunkt zum Vorgang
- Bei der Übergabe
U-05 wird mit Wohnung, Beschreibung und zwei Bildern aufgenommen.
- Im Portal prüfen
Lässt sich daraus direkt ein bearbeitbarer Vorgang mit Zuständigkeit anlegen?
- Falls die Übernahme fehlt
Export der Übergabe und Import des Zielsystems für Angaben und Bilder prüfen.
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Vorlage, Portal oder Verbindung: Was brauchen Sie?
Wählen Sie einen typischen Vorgang, etwa einen Schaden aus einer Wohnungsübergabe. Gehen Sie ihn vom Eingang über Rückfrage und Zuständigkeit bis zum Abschluss durch. Dabei wird sichtbar, ob Angaben fehlen oder vorhandene Daten mehrfach übertragen werden.
| Weg | Passt als Ausgangspunkt, wenn … | Zu klären |
|---|---|---|
| Vorlage und gemeinsame Ablage | ein einheitlicher Inhalt fehlt und wenige Personen bearbeiten | Wer aktualisiert Status und Aufgaben? |
| Vorhandenes Portal | mehrere Beteiligte an demselben Vorgang arbeiten | Welche Module, Rollen und Formulare sind eingerichtet? |
| Zusätzliche Automatisierung | ein konkreter Schritt trotz vorhandener Funktionen wiederholt manuell bleibt | Welche Daten können tatsächlich gelesen und geschrieben werden? |
Was ein Verwaltungsportal bereits abdecken kann
Als Beispiel dient casavi mit den vom Hersteller beschriebenen Funktionen, Stand 20.09.2026. Diese Einordnung beruht auf Herstellerunterlagen, nicht auf einem eigenen Produkttest.
casavi nennt Vorgangsmanagement, Dokumentenablage, elektronischen Briefversand und gebündelte Kommunikation. Die Manager App soll mobile Vorgangserfassung und Bearbeitung auch ohne Internetverbindung ermöglichen. Außerdem werden ERP-Anbindungen und eine offene API beschrieben.
Prüfen Sie am vorhandenen Vertrag und System, welche Module und Zugänge tatsächlich enthalten und eingerichtet sind. Die Herstellerbeschreibung allein sagt noch nicht, welche Funktion Ihr Team bereits nutzen kann.
Beispiel: Den Übergabeschaden nicht zweimal erfassen
Bei einer Wohnungsübergabe entsteht Punkt U-05 mit Beschreibung und zwei Bildern. Für die weitere Bearbeitung tippt das Büro Wohnungskennung und Beschreibung erneut ins Verwaltungssystem und ordnet die Bilder noch einmal zu.
Kann das Portal U-05 direkt als Vorgang erfassen, wird der Ablauf dort eingerichtet. Muss die Übergabe in einem anderen Werkzeug bleiben, werden dessen Ausgabe und die Übernahme ins Zielsystem geprüft. Benötigt werden Wohnungskennung, Beschreibung und Bilder in nutzbarer Form.
Lassen Sie sich auch Rückfrage und Abschluss zeigen
Vergleichen Sie einen vollständigen Vorgang und einen mit fehlenden Angaben. Beide müssen durch Erfassung, Rückfrage, Zuständigkeit, Ergebnis und Ablage führen. Erst dann sehen Sie, wie das Werkzeug Ihre tägliche Bearbeitung unterstützt.
- Vorhandene Funktionen und freigeschaltete Module auflisten.
- Denselben Musterfall durch den gesamten Ablauf führen.
- Doppelte Eingaben und fehlende Übergaben konkret benennen.
- Export- und Importumfang einschließlich Bildern prüfen.
- Zugriffsrechte, laufende Kosten und Betreuung einer Verbindung klären.
Die Änderung wählen, die die konkrete Lücke schließt
Erfasst das vorhandene Formular alles Nötige, fehlt vielleicht nur eine klare Zuständigkeit. Gibt es ein passendes Modul, vergleichen Sie dessen Einrichtung mit einer neuen Verbindung. Eine individuelle Umsetzung lässt sich kalkulieren, sobald Eingaben, gewünschtes Ergebnis und verbleibende Lücke feststehen.
Quellen zum Nachlesen
- casavi: Lösungen für HausverwaltungenMaßgeschneiderte Lösung; Manager App; Immobilienwirtschaft und PartnerlösungenNachgelesen am 20. September 2026
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