Wohnungsübergabe: Vorlage für Räume, Zähler und Schlüssel

Vor dem Termin: Räume, Zähler und Schlüssel vorbereiten

Tragen Sie Objekt, Wohnung, Datum und die Beteiligten mit ihrer Rolle ein. Listen Sie Räume und Nebenflächen wie Keller oder Balkon auf. Bleibt ein Bereich unzugänglich, wird er als offener Punkt geführt.

Verwenden Sie für Protokoll und Fotos dieselbe Vorgangskennung. Bereiten Sie je Zähler Felder für Art, Nummer, Stand, Einheit und Ablesezeitpunkt vor. So kann das Büro jeden Wert dem richtigen Gerät zuordnen.

Vor Ort: so konkret wie auf einem Foto

Beschreiben Sie Raum, Stelle und sichtbaren Zustand. „Kratzer an der Innenseite der Küchentür, etwa 8 cm“ hilft mehr als „Tür mangelhaft“. Halten Sie abweichende Einschätzungen der Beteiligten getrennt von der Beobachtung fest.

Ein Übersichtsbild zeigt den Ort, ein Detailbild die Auffälligkeit. Tragen Sie die Bildkennung am Protokollpunkt ein. Bei Schlüsseln halten Sie Art und Anzahl getrennt fest, zum Beispiel Wohnung, Hauseingang und Briefkasten.

Beispiel: Kratzer erfasst, Fensterprüfung noch offen

In Wohnung M-07 ist an der Küchentür ein Kratzer sichtbar. Im Wohnzimmer blockiert ein Möbelstück das vollständige Öffnen des Fensters. Die Tabelle hält fest, was gesehen wurde und was beim Termin noch nicht geprüft werden konnte.

Wenn Sie den Zustand unterschiedlich beurteilen

Halten Sie zuerst die gemeinsame Beobachtung fest: „Kratzer an der Küchentür, etwa 8 cm, Fotos K-01/K-02.“ Ergänzen Sie die unterschiedlichen Angaben getrennt: „Mieter: bereits beim Einzug vorhanden. Verwaltung: im bisherigen Protokoll nicht vermerkt.“ Als nächste Aufgabe bleibt der Abgleich mit dem Einzugsprotokoll.

Normale Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch muss der Mieter nicht vertreten. Ob die konkrete Stelle darunter fällt, wird durch ihre Aufnahme ins Protokoll noch nicht geklärt.

Quellen: BGB § 538: Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch

Zum Abschluss: offene Punkte mitnehmen

Lesen Sie die Einträge mit den Beteiligten durch. Legen Sie fest, wer eine offene Prüfung oder Rückmeldung übernimmt. Führen Sie die Beobachtung und eine vereinbarte Maßnahme in getrennten Feldern.

Soll jemand Kosten übernehmen oder einen strittigen Punkt erledigen, braucht diese Vereinbarung einen ausdrücklich formulierten Inhalt. Ein Foto oder die Aufnahme ins Protokoll entscheidet nicht über Verantwortung und Kosten.

• Zählernummern und Einheiten mit den Fotos abgleichen.
• Schlüssel nach Art zählen und dokumentieren.
• Offene Punkte einer zuständigen Person zuordnen.
• Protokollfassung, zugehörige Bilder und vereinbarte Weitergabe gemeinsam ablegen.

Für den Folgeauftrag dieselben Angaben nutzen

Für einen anschließenden Auftrag kann die Verwaltung Wohnungskennung, Beschreibung und Fotos aus dem Protokollpunkt übernehmen. Prüfen Sie, ob Ihr Verwaltungssystem diese Verbindung bereits unterstützt. So bleiben Protokoll und weitere Bearbeitung beim selben Sachverhalt.