Schadensmeldung: Vorlage für die Hausverwaltung

Mit diesen Angaben kann die Verwaltung weiterarbeiten

Nennen Sie Objekt und Einheit wie im Verwaltungssystem und ergänzen Sie die genaue Stelle, etwa „Badezimmer, Decke über der Dusche“. Damit kann die Verwaltung betroffenen Bereich und Zugang zuordnen.

Schreiben Sie auf, wann etwas aufgefallen ist und ob es sich verändert hat. „Heute erstmals gesehen“ bedeutet etwas anderes als „seit gestern größer“. Ordnen Sie Übersichts- und Detailfoto über Bildkennungen zu.

Die Verwaltung ergänzt den Eingang der Meldung. Dieser Zeitpunkt kann später liegen als die erste Beobachtung und bildet den Beginn der erfassten Bearbeitungsdauer.

Tritt während der Mietzeit ein Mangel auf, müssen Mieter den Vermieter unverzüglich informieren. Warten Sie deshalb nicht auf eine vollständig ausgefüllte Vorlage: Geben Sie den bekannten Sachverhalt weiter und reichen Sie fehlende Bilder oder Einzelheiten nach.

• Objekt, Einheit und genauer Ort.
• Beobachtung mit Feststellungszeitpunkt.
• Entwicklung seit der ersten Beobachtung.
• Zugeordnete Bilder oder andere Unterlagen.
• Rückkontakt und mögliche Zeiten für den Zugang.

Quellen: BGB § 536c: Mängel während der Mietzeit melden

Beispiel: Ein Feuchtefleck wird gemeldet

In Wohnung M-07 fällt am 14.09.2026 um 08:30 Uhr ein dunkler Fleck an der Badezimmerdecke auf, ungefähr 20 × 15 cm groß. Seit wann er besteht, ist unbekannt. Die Meldung S-014 enthält zwei Fotos und eine mögliche Rückrufzeit.

Die Objektbetreuung stimmt die fachliche Klärung ab. Die Ursache bleibt als ungeklärt vermerkt. Aus der Beobachtung lässt sich noch kein Verursacher bestimmen.

So bleibt sichtbar, wer als Nächstes handelt

Die vier Bearbeitungsstände unten reichen für eine einfache Übersicht. Bestimmen Sie, wer neue Meldungen sichtet und dringende Fälle nach den betrieblichen Regeln weitergibt. Bei einem akuten Ereignis ist der vereinbarte Notfallkontakt zu nutzen; das Absenden oder Ausfüllen der Liste erreicht keinen Bereitschaftsdienst.

Gezielt nachfragen und das Ergebnis festhalten

Fragen Sie nur nach dem fehlenden Detail: „Bitte nennen Sie die Wohnungsnummer und ob der Fleck seit gestern größer geworden ist.“ Ordnen Sie die Antwort der bestehenden Meldung zu.

„Dienstleister beauftragt“ ist ein Zwischenstand. Zum Abschluss gehören die tatsächlich ausgeführte Maßnahme, das Datum und die Leistungsunterlagen. Muss die Stelle weiter beobachtet werden, bekommt das eine eigene Aufgabe mit Termin.

Die Vorlage im vorhandenen Portal nutzen

Kann Ihr Portal diese Angaben bereits erfassen, nutzen Sie dessen Formular. Die Vorlage hilft dann beim Ausfüllen oder bei Meldungen, die außerhalb des Portals eintreffen. Führen Sie die weitere Bearbeitung an einem gemeinsamen Ort.