Immobilien & Verwaltung
Besichtigungen organisieren: Anfragen, Termine und Rückmeldungen
Ein Termin steht im Kalender. Aber hat der Interessent zugesagt, und weiß die Objektbetreuung Bescheid? Dieser Ablauf hält Anfrage, Terminangebot und Rückmeldung zusammen, damit Ihr Team erkennt, welche Besichtigungen wirklich bestätigt sind.
Drei Anfragen, zwei Zeitfenster
- B-01 · Bestätigt
22.09., 16:00 Uhr. Zugangshinweis kann versandt werden.
- B-02 · Änderung offen
Ein späterer Tag ist gewünscht. Neue Verfügbarkeit abstimmen.
- B-03 · Antwort fehlt
22.09., 16:30 Uhr angeboten. Rückmeldung nachhalten.
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Vor der Einladung: Zugang und Zeitfenster klären
Stimmen Sie Schlüssel, Zugang, Begleitung und Zeitfenster mit der Objektbetreuung ab. Legen Sie fest, wer Änderungen bestätigen darf. Ein noch nicht abgestimmter Termin bleibt als Vorschlag gekennzeichnet.
Für die Terminabstimmung brauchen Sie vor allem Rückkontakt, Objektbezug und Verfügbarkeit. Unterlagen für die spätere Auswahl werden im dafür vorgesehenen Arbeitsschritt bearbeitet.
Mit fünf Ständen die Übersicht behalten
Vergeben Sie je Anfrage eine Kennung und verknüpfen Sie diese mit den Kontaktangaben im vorhandenen System. Ergänzen Sie zur offenen Anfrage die nächste Aktion und deren Verantwortlichen.
- Neu: Anfrage ist eingegangen und noch nicht beantwortet.
- Vorschlag versandt: ein bestimmtes Zeitfenster wurde angeboten.
- Bestätigt: die Rückmeldung zum angebotenen Termin liegt vor.
- Änderung offen: der bisherige Termin muss neu abgestimmt werden.
- Erledigt: Teilnahme, Absage oder anderer Abschluss ist dokumentiert.
Beispiel: Wer hat bereits zugesagt?
Für Objekt W-12 stehen am 22.09.2026 zwei abgestimmte Zeitfenster bereit: 16:00 und 16:30 Uhr. B-01 hat zugesagt, B-02 möchte einen späteren Tag, B-03 hat noch nicht geantwortet. Genau diese Unterschiede zeigt die Liste.
| Anfrage | Zeitfenster | Stand | Nächste Aktion |
|---|---|---|---|
| B-01 | 22.09., 16:00 | Bestätigt | Zugangshinweis senden |
| B-02 | Neuer Tag offen | Änderung offen | Verfügbarkeit abstimmen |
| B-03 | 22.09., 16:30 | Vorschlag versandt | Antwort nachhalten |
Eine Änderung muss alle Beteiligten erreichen
Aktualisieren Sie bei einer Verschiebung Liste und Kalender. Informieren Sie die Beteiligten über den vorgesehenen Kontaktweg und notieren Sie die Rückmeldung. Prüfen Sie vor der Zusage, ob dasselbe individuelle Zeitfenster bereits vergeben ist.
Ein Termintext braucht Objekt, Datum, Uhrzeit, Treffpunkt, Kontakt bei Änderungen und die Bitte um Bestätigung. Übernehmen Sie diese Angaben aus dem aktuellen Vorgang, damit weder die alte Uhrzeit noch das falsche Objekt aus einer kopierten Nachricht stehen bleibt.
Nach der Besichtigung: Rückmeldung und Verantwortung
Tragen Sie tatsächliche Teilnahme und nächsten Schritt ein. „Rückruf durch Vermittlung bis Donnerstag“ ist eine konkrete Aufgabe. So sieht auch ein Kollege, wer nach dem Termin zuständig ist.
Für wenige Vorgänge können Liste und gemeinsamer Kalender reichen. Wenn Antworten häufig manuell zugeordnet und Änderungen mehrfach übertragen werden, lohnt sich eine Verbindung der Arbeitsschritte. Prüfen Sie dafür zuerst die Funktionen des bestehenden Vermittlungsprogramms.
Eine Angabe ist überholt oder unklar? Hinweis senden.