Büro & Beschaffung
Was kostet das Nachfassen und Übertragen im Büro?
Fehlende Angaben nachfordern, Notizen übertragen, Unterlagen zusammensuchen: Wie viel Zeit steckt darin? Geben Sie Häufigkeit, Minuten und internen Stundensatz ein. Der Rechner zeigt Ihren monatlichen Aufwand in Stunden und Euro.
Aus kleinen Rückfragen wird monatlicher Aufwand
- 40 Vorgänge
Jeweils fehlende Angaben nachfordern.
- Je 15 Minuten
Zusammen 600 Minuten, also 10 Stunden.
- 45 € pro Stunde
Ergibt 450 € internen Aufwand im Monat.
Ihre Nacharbeit pro Monat
Die Startwerte sind ein Rechenbeispiel. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Angaben.
40 Vorgänge × 15 Minuten ÷ 60 × 45 Euro.
Das ist Ihr rechnerischer Aufwand. Ein automatisierter Ablauf spart davon nur den tatsächlich entfallenden Teil. Prüfung, Betrieb und Einrichtung verursachen ebenfalls Aufwand.
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Mit einem wiederkehrenden Schritt beginnen
Wählen Sie zum Beispiel das Nachfordern fehlender Rechnungsangaben oder das Übertragen einer Servicenotiz. Zählen Sie nur diesen zusätzlichen Schritt. Die gesamte Bearbeitungszeit eines Auftrags wäre dafür zu weit gefasst.
Notieren Sie bei mehreren Vorgängen die benötigten Minuten. Berücksichtigen Sie einfache und aufwendige Fälle. Schwankt die Arbeitslast stark, rechnen Sie einen ruhigen und einen arbeitsreichen Monat getrennt.
- Vorgänge: Wie oft fällt genau diese Nacharbeit in einem Monat an?
- Minuten: Wie lange dauert der zusätzliche Schritt im Durchschnitt?
- Stundensatz: Welchen internen Kostensatz verwendet Ihr Betrieb? Ein Verkaufspreis pro Stunde beantwortet eine andere Frage.
So wird gerechnet
Stunden pro Monat = Vorgänge × Minuten je Vorgang ÷ 60. Rechnerischer Aufwand = Stunden × interner Stundensatz. Die Berechnung findet in Ihrem Browser statt; diese Zahlen werden nicht an einen Server übertragen.
Beispiel: Bei 40 Vorgängen fehlen Angaben. Nachfragen und Ergänzen dauern jeweils 15 Minuten. Das sind 600 Minuten oder zehn Stunden. Mit einem internen Stundensatz von 45 Euro ergibt sich ein Aufwand von 450 Euro pro Monat.
Was sich aus dem Ergebnis ableiten lässt
Der Betrag zeigt, wie groß der betrachtete Aufwand ist. Welcher Teil sich vermeiden lässt, hängt vom künftigen Ablauf ab. Eine fachliche Prüfung kann beispielsweise nötig bleiben, während Angaben automatisch übernommen werden. Frei werdende Zeit bedeutet außerdem nicht automatisch eine geringere Auszahlung.
Vergleichen Sie für eine Entscheidung die entfallende Arbeit mit dem verbleibenden Prüfaufwand und den Kosten für Einführung, Betrieb und Wartung. Diese Rechnung wird möglich, sobald der Lösungsweg ausreichend klar ist.
Nutzen Sie den Rechner, um konkrete Aufgaben gegenüberzustellen. „Fehlende Rechnungsangaben nachfordern“ lässt sich eher verbessern und nachmessen als die Sammelkategorie „Büroarbeit“.
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