Rechnungseingang organisieren: Wer prüft, klärt und gibt frei?

Eine Rechnung vom Eingang bis zur Übergabe verfolgen

Nehmen Sie einen abgeschlossenen Rechnungsvorgang und notieren Sie seine Stationen: Postfach oder Portal, zuständige Person, Freigabe und Ablage. Ergänzen Sie, was bei Urlaub, fehlender Bestellnummer oder einer strittigen Position passiert.

Schreiben Sie so, dass eine Vertretung handeln kann: Das Büro erfasst den Eingang, die auftraggebende Person bestätigt die Leistung, die Freigabestelle entscheidet über den nächsten Schritt. Halten Sie auch fest, wer Angaben ändern darf.

Beispiel: Rechnung mit Mengenabweichung

Rechnung R-1042 über zehn Filtereinsätze trifft am 18. September per E-Mail ein. Laut Wareneingang wurden acht geliefert. Das Büro verknüpft die Originaldatei mit Bestellung B-221 und setzt „Menge klären“.

Die Sachbearbeitung fragt beim Lieferanten nach. Eine Korrektur wird später demselben Vorgang hinzugefügt; die vorherige Datei bleibt erkennbar. Nach Klärung und dokumentierter Freigabe geht der Vorgang zur Buchhaltung.

Diese Angaben braucht auch die Vertretung

Beschreiben Sie Normalweg und Ausnahmen im selben Ablaufbogen. Bei jeder Übergabe müssen Unterlagen und Status erkennbar sein. Verwenden Sie „Eingang erfasst“ oder „zur Zahlung freigegeben“ statt des mehrdeutigen „erledigt“.

Für die Aufbewahrung von Rechnungen enthält § 14b UStG eigene Vorgaben. Legen Sie mit Ihrer steuerlichen Betreuung fest, welche Dateien und zugehörigen Informationen Ihr Verfahren wie aufbewahrt. Ein Ausdruck oder eine zusätzliche PDF-Ansicht darf nicht ungeprüft an die Stelle der empfangenen strukturierten Daten treten.

• Zuständigkeit einschließlich Vertretung.
• Prüfschritte mit verständlichen Statusbezeichnungen.
• Umgang mit Dubletten, Korrekturen und fehlenden Angaben.
• Ablage, Zugriffsrechte und nachvollziehbare Änderungen.

Quellen: UStG § 14b: Aufbewahrung von Rechnungen · BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung

Den Ablauf in Ihre Verfahrensdokumentation übernehmen

Die Vorlage beschreibt einen einzelnen Arbeitsablauf. Ihre betriebliche Verfahrensdokumentation umfasst darüber hinaus, wie Belege entstehen, geprüft, aufbewahrt und wiedergefunden werden. Stimmen Sie diese mit Ihrer steuerlichen Betreuung ab.

Die AWV bietet eine weiterführende Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage. Die verlinkte Fassung stammt vom 19. Oktober 2015 und muss an heutige Abläufe und Anforderungen angepasst werden.

Lassen Sie eine Vertretung einen Vorgang anhand Ihrer Beschreibung suchen und eine offene Frage zuordnen. Wenn Software, Zuständigkeit oder Ablage wechselt, aktualisieren Sie den Ablaufbogen.

Quellen: AWV: Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage