Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge stehen an wechselnden Stellen.
Beispiel · Papierkram
Angaben aus Rechnungen, Lieferscheinen und Fotos werden noch von Hand in Tabellen oder Software übertragen.
Im Detail
Bei jeder Eingangsrechnung werden dieselben Angaben erneut gesucht und eingetragen.
Der passende Auftrag oder die Kostenstelle muss von Hand ergänzt werden.
Unklare Werte und Zahlendreher fallen häufig erst nach der Übertragung auf.
Lösungsvorschlag
Ein Belegfoto wird zu einem prüfbaren Buchungsvorschlag.
Die Anwendung liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Beträge aus. Unsichere Felder werden am Original markiert. Nach der Prüfung gehen die freigegebenen Angaben an die vorgesehene Tabelle, Buchhaltung oder Warenwirtschaft.
- Beleg fotografieren oder hochladen
- Erkannte Angaben und unsichere Felder am Original prüfen
- Auftrag oder Kostenstelle zuordnen
- Freigegebene Daten an das Zielsystem übergeben
Kosten und Leistung
Automatisierungskonzept für einen klar abgegrenzten Arbeitsablauf.
15 Minuten per Telefon oder Video
Nach Ihrer Anfrage wird ein Termin vereinbart. Sie schildern den Arbeitsablauf. Danach erfahren Sie, ob das Automatisierungskonzept der passende nächste Schritt ist.
350 € netto · Automatisierungskonzept
Sie erhalten ein 4- bis 8-seitiges Automatisierungskonzept mit Ist-Skizze, Lösungsvorschlag, Technikempfehlung und Kostenrahmen.
Umsetzung
Umfang und Preis werden separat vereinbart.
Im Preis enthalten
Bestandsaufnahme
Im Termin werden Arbeitsschritte, Beteiligte, Unterlagen, Systeme, Übergaben und Fehlerquellen erfasst.
Prozessskizze
Die Skizze zeigt, wie Informationen weitergegeben werden und wo Zeit oder Angaben verloren gehen.
Lösungsentwurf
Die Ausarbeitung beschreibt die automatisierten Schritte und die Stellen, an denen Menschen weiterhin prüfen oder entscheiden.
Aufwand und Kosten
Die Schätzung trennt einmalige Umsetzung, laufenden Betrieb und erkennbare Abhängigkeiten.
Technik und Rahmenbedingungen
Vor Beginn werden Prüfumfang und nötiger Zugriff festgelegt. Der Betrieb stellt bei Bedarf einen zeitlich begrenzten Testzugang oder vereinbarten Export bereit; Zugangsdaten erscheinen nicht im Bericht und der Testzugang wird anschließend deaktiviert.
Eine 30-minütige Ergebnisbesprechung ist enthalten. Technische Umsetzungen, vertiefte Recherchen und organisationsweite Vorhaben werden als separate Projekte mit eigenem Umfang und Preis vereinbart.
Musterbericht
So sieht die schriftliche Ausarbeitung aus.
Das vierseitige Muster zeigt Bestandsaufnahme, Ist-Skizze, Lösungsentwurf, Kostengliederung und nächste Schritte am Vielanker-Fall.
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