Leistungsänderung dokumentieren: Unterlagen für den Nachtrag

Was war beauftragt, was soll sich ändern?

Nennen Sie zuerst die betroffene Vertragsposition oder den freigegebenen Planstand. Beschreiben Sie dann den Unterschied mit Bauteil, Ort und Menge. „Trennwand um vier Meter verlängern“ ist für die Kalkulation greifbarer als „zusätzliche Arbeiten erforderlich“.

Legen Sie die Nachricht oder Gesprächsnotiz mit Absender und Datum dazu. Führen Sie Änderungswunsch, eingereichtes Angebot und vereinbarte Änderung getrennt. Eine interne Kalkulation ist noch keine Freigabe.

Das gehört zur Änderung

Verwenden Sie eine gemeinsame Kennung, etwa A-017, für Fotos, Nachrichten und Berechnungen. Ergänzen Sie bei Fotos Aufnahmedatum und Bauabschnitt. Fehlende Angaben bleiben als konkrete Rückfrage sichtbar.

• Ausgangsleistung mit Positionsnummer und Planstand.
• Änderung mit Datum, Urheber und Originalnachricht.
• Betroffene Mengen, Material, Arbeitszeit und Geräte.
• Kostenansätze mit Einheit und Herkunft.
• Auswirkungen auf den Ablauf mit konkreten betroffenen Arbeiten.
• Offene Rückfragen, Verantwortliche und Stand der Abstimmung.

Beispiel: Eine Trennwand wird verlängert

Im Projekt Musterhof soll eine Trennwand vier Meter länger werden. Bei drei Metern Höhe kommen auf einer Wandseite 4 × 3 = 12 Quadratmeter geometrische Fläche hinzu. Die Mappe enthält die Rechnung und die Zeichnung, aus der die Maße stammen.

Für das Angebot fehlen noch der Aufbau beider Wandseiten, mögliche Öffnungen und geänderte Anschlüsse. Erst mit diesen Angaben lassen sich die Mengen den passenden Leistungspositionen zuordnen. Die zwölf Quadratmeter allein ergeben noch keinen Angebotspreis.

Welche Schritte der Vertrag verlangt

Bei Änderungen nach § 650b BGB steht zunächst die Einigung über Änderung und Mehr- oder Mindervergütung an. Kommt sie innerhalb von 30 Tagen nach Zugang des Änderungsbegehrens nicht zustande, kann der Besteller unter den gesetzlichen Voraussetzungen in Textform anordnen. Art der Änderung, Planungsverantwortung und Zumutbarkeit spielen dabei eine Rolle. Halten Sie Zugang, erforderliche Planung, Angebot und Anordnung getrennt fest.

Für Anordnungen nach § 650b Absatz 2 bestimmt § 650c die Vergütungsanpassung grundsätzlich nach tatsächlich erforderlichen Kosten zuzüglich angemessener Zuschläge für allgemeine Geschäftskosten, Wagnis und Gewinn. Absatz 2 erlaubt auch eine vereinbarungsgemäß hinterlegte Urkalkulation. Übernimmt der Unternehmer zugleich die Planung, besteht bei einer zur Erreichung des vereinbarten Werkerfolgs notwendigen Änderung nach Absatz 1 Satz 2 kein Vergütungsanspruch für vermehrten Aufwand. Kostenansätze brauchen deshalb eine erkennbare Herkunft.

Ist die VOB/B vereinbart, sind auch deren Regeln zu beachten: § 2 Absatz 5 behandelt geänderte Preisgrundlagen durch Bauentwurfsänderungen oder andere Auftraggeberanordnungen. Für verlangte, bisher nicht vereinbarte Leistungen sieht Absatz 6 die Ankündigung des Vergütungsanspruchs vor Ausführungsbeginn vor. Dokumentieren Sie diese Ankündigung mit Empfänger und Zeitpunkt.

Die Mappe stellt die Tatsachen für diese Prüfung bereit. Ob und in welcher Höhe ein Zahlungsanspruch besteht, hängt vom Vertrag und dem tatsächlichen Vorgang ab. Erfasste Stunden allein beantworten das nicht.

Quellen: BGB § 650b: Änderung des Vertrags · BGB § 650c: Vergütungsanpassung · VOB/B Ausgabe 2016: Vergütung bei geänderten und zusätzlichen Leistungen

So kann das Büro direkt weiterarbeiten

Geben Sie die Mappe mit einer kurzen Übersicht weiter: aktueller Stand, offene Fragen, nächste Entscheidung. Verlinken Sie die Originalbelege. Nach jeder Rückmeldung halten Sie fest, welche Angebots- oder Planfassung jetzt gilt. Im Bautagebuch genügt zusätzlich der Verweis auf A-017.