Büro & Beschaffung
KI im Betrieb: Was Ihr Team wissen muss und wann ein Hinweis nötig ist
Ihr Team schreibt mit KI, und auf der Website soll ein Chatbot antworten. Was müssen Beschäftigte dazu lernen, und wo braucht es einen Hinweis auf KI? Diese beiden Fragen gehören zu unterschiedlichen Regeln. Das Büro-Beispiel zeigt, wie Sie sie für Ihren Einsatz auseinanderhalten.
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KI-Anwendung prüfen: Eingabe, Erwartung und Ergebnis
Textassistenz und Kundenchat getrennt betrachten
- Textassistenz
An echten Aufgaben lernen, falsche Angaben zu erkennen.
- Kundenchat
Rolle, sichtbaren KI-Hinweis und Übergabe an Menschen klären.
- Zuständigkeit
Für beide Einsätze Anleitung und Rückfragen zuordnen.
Auf dieser Seite
Das Team braucht Anleitung für seine tatsächlichen Aufgaben
Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 und wurde durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geändert. Die Änderung trat am 27. Juli 2026 in Kraft. Anbieter und Betreiber müssen Maßnahmen treffen, die den Kompetenzaufbau ihres Personals sowie weiterer Personen unterstützen, die KI-Systeme in ihrem Auftrag betreiben oder nutzen. Vorwissen, Erfahrung und Einsatzkontext zählen dabei mit. Ein bestimmtes individuelles Kompetenzniveau ist nicht zu garantieren.
Die Kommission erläutert, dass kein spezielles Zertifikat und keine bestimmte Governance-Struktur vorgeschrieben sind. Praktisch helfen eine verständliche Einweisung, konkrete Fehlerbeispiele und ein benannter Weg für Rückfragen. Daraus folgt keine allgemeine Pflicht, ein kostenpflichtiges KI-Audit zu kaufen.
Quellen: Verordnung (EU) 2026/1744: Digital-Omnibus zur KI · Europäische Kommission: AI Literacy, Questions & Answers · Verordnung (EU) 2024/1689: KI-Verordnung
Wann KI erkennbar sein muss
Artikel 50 gilt grundsätzlich seit dem 2. August 2026. Welche Pflicht Sie betrifft, hängt davon ab, ob Sie Anbieter oder Betreiber sind und welche Funktion genutzt wird. Die Tabelle zeigt ausgewählte Fälle; je Anwendung kommen weitere Regeln und Ausnahmen hinzu.
| Anwendungsfall | Adressat der Regel | Grundsatz |
|---|---|---|
| Direkte Interaktion, etwa Chatbot | Anbieter, Art. 50 Abs. 1 | KI-Interaktion erkennbar machen, sofern nicht ohnehin offensichtlich |
| Erzeugung synthetischer Inhalte | Anbieter, Art. 50 Abs. 2 | Maschinenlesbare Markierung der Ausgabe; gesetzliche Ausnahmen beachten |
| Veröffentlichung eines Deepfakes | Betreiber, Art. 50 Abs. 4 | Künstliche Erzeugung oder Manipulation offenlegen |
| KI-Text zur Information über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse | Betreiber, Art. 50 Abs. 4 | Offenlegung; Ausnahme bei menschlicher Prüfung oder redaktioneller Kontrolle mit redaktioneller Verantwortung |
Quellen: Verordnung (EU) 2024/1689: KI-Verordnung · Verordnung (EU) 2026/1744: Digital-Omnibus zur KI
Übergangsregel bis Dezember: nur für eine bestimmte Markierungspflicht
Für Anbieter generativer Systeme, die schon vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, verschiebt der neue Artikel 111 Absatz 4 die Erfüllung von Artikel 50 Absatz 2 bis zum 2. Dezember 2026. Diese Übergangsregel betrifft die dort bezeichnete Markierungspflicht. Sie verschiebt nicht pauschal alle Transparenzpflichten.
Beispiel: Antwortentwürfe im Büro und Chat auf der Website
Ein Büro nutzt eine Textassistenz für Antwortentwürfe. Das Team übt an Testanfragen, falsche Angaben zu erkennen und mit der Originalnachricht abzugleichen. Eine zuständige Person prüft den Entwurf vor dem Versand.
Für den geplanten Kundenchat klärt das Büro gesondert Anbieter- und Betreiberrolle, sichtbaren KI-Hinweis und Übergabe an Beschäftigte. Eine Schulungsfolie allein beantwortet diese Fragen nicht. Die Nutzung einer Textassistenz bedeutet umgekehrt nicht automatisch, dass jede geschäftliche E-Mail denselben KI-Hinweis braucht.
Pro Anwendung eine kurze Übersicht führen
Notieren Sie System, Zweck, Nutzer, mögliche Betroffene und zuständige Person. Ergänzen Sie die vorhandene Anleitung, typische Fehler und offene Kennzeichnungsfragen. Verknüpfen Sie die passenden Prüffälle.
Diese Übersicht hilft bei der Vorbereitung. Eine mögliche Hochrisikoeinstufung sowie Datenschutz-, Arbeits- und Branchenpflichten benötigen bei entsprechenden Fragen eine eigene fachliche Einordnung.
- System und konkreten Zweck benennen.
- Eigene Rolle anhand der tatsächlichen Bereitstellung und Nutzung klären.
- Einweisung und Fehlerbeispiele auf diesen Einsatz beziehen.
- Hinweise, Freigaben und Zuständigkeiten am tatsächlichen Ablauf prüfen.
Quellen zum Nachlesen
- Verordnung (EU) 2024/1689: KI-VerordnungArt. 50 Abs. 1–5 und Art. 113; für Art. 4 und Übergangsregeln zusammen mit Änderungsverordnung lesenNachgelesen am 20. September 2026
- Verordnung (EU) 2026/1744: Digital-Omnibus zur KIArt. 1 Nr. 5: Neufassung Art. 4; Nr. 39 Buchst. b: Art. 111 Abs. 4; Art. 4: Inkrafttreten; ABl. 24.07.2026; Nummer 20: Artikel 50 Absatz 7Nachgelesen am 20. September 2026
- Europäische Kommission: AI Literacy, Questions & AnswersFragen zu Änderungen nach Digital Omnibus, Zertifikaten und Governance-Struktur; Inkrafttreten anhand des Amtsblatts geprüftNachgelesen am 20. September 2026
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