Bau & Handwerk
Eignungsunterlagen für eine Ausschreibung vorbereiten
Welche Nachweise müssen jetzt ins Angebot, welche erst auf Nachfrage? Mit dieser Liste behalten Sie Anforderungen, vorhandene Dateien und fehlende Unterlagen zusammen. Das Beispiel zeigt, wie aus einem Ausschreibungspaket konkrete Aufgaben fürs Team werden.
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Eignungsunterlagen: Was verlangt wird und was noch fehlt
Drei Anforderungen, drei nächste Schritte
- Eigenerklärung
Mit dem Angebot gefordert. Entwurf liegt zur Prüfung durch die Geschäftsführung vor.
- Referenznachweise
Auf Verlangen vorzulegen. Zwei liegen vor, der dritte wird beschafft.
- Projektnachweis
Anlage E, Nr. 4: Fachleitung klärt die Anforderung vor Abgabe.
Auf dieser Seite
Für jede Anforderung eine Zeile
Tragen Sie Vergabenummer, Leistung, Abgabetermin und den Stand der Unterlagen ein. Erfassen Sie jede verlangte Erklärung oder Bescheinigung einzeln. Mit Formularname und Abschnitt als Fundstelle kann ein Kollege sofort nachlesen, was gefordert ist.
Übernehmen Sie den geforderten Zeitpunkt genau: mit dem Angebot, mit dem Teilnahmeantrag oder auf gesondertes Verlangen. Ein interner Beschaffungstermin erhält ein eigenes Feld neben der Frist der Vergabestelle.
Warum „Nachweis vorhanden“ oft zu wenig ist
Das verlinkte VHB-Formblatt 124, Ausgabe 2017 mit Stand 2019, richtet sich an nicht präqualifizierte Unternehmen. Es erfasst unter anderem Umsatz, vergleichbare Leistungen, Arbeitskräfte und Registereintragungen. Bei Referenzen unterscheidet es eine Erklärung und später vorzulegende Nachweise; im Teilnahmewettbewerb nennt es bereits eine beizufügende Referenzliste.
Für Ihr Verfahren zählen die dort bereitgestellte Fassung und die dortigen Anforderungen. Vergleichen Sie diese mit dem Firmenordner, bevor Sie gespeicherte Formulare wiederverwenden.
Quellen: VHB Bund Formblatt 124, veröffentlicht vom Landesbetrieb LBB Rheinland-Pfalz
Beispiel: So wird die Liste bearbeitbar
Bei der Vorbereitung eines Trockenbauangebots stehen drei unterschiedliche Aufgaben an. Die Liste zeigt jeweils, wann die Unterlage verlangt wird und wer als Nächstes handelt.
| Unterlage | Quelle / Zeitpunkt | Stand / nächste Aktion |
|---|---|---|
| Eigenerklärung | Formular im Paket; mit Angebot | Entwurf; Geschäftsführung prüft |
| Referenznachweise | Anforderung R2; auf Verlangen | Zwei vorhanden; dritten beschaffen |
| Projektbezogener Nachweis | Anlage E, Nr. 4; mit Angebot | Anforderung durch Fachleitung klären |
Vor der Abgabe: Dateien und Anforderungen abgleichen
Passen Unternehmensname, Referenzzeiträume und Leistungsbezug zur Ausschreibung? Übernehmen Sie Gültigkeits- und Aktualitätsvorgaben aus den Vergabeunterlagen beziehungsweise dem Nachweis. Eine gespeicherte Bescheinigung kann für ein anderes Verfahren bestimmt sein.
Ändert die Vergabestelle Unterlagen oder beantwortet Fragen, aktualisieren Sie die betroffenen Zeilen. Gleichen Sie vor Abgabe die ausgewählten Dateien mit der Liste und den Portalvorgaben ab. Bewahren Sie die Abgabebestätigung beim eingereichten Paket auf.
- Unklare Anforderungen als konkrete Rückfrage mit Fundstelle formulieren.
- Fehlende Unterlagen einer Person und einem internen Termin zuweisen.
- Nur die verlangten Dateien in der vorgesehenen Form zuordnen.
- Abgabezeitpunkt und Bestätigung im Vorgang ablegen.
Quellen zum Nachlesen
- VHB Bund Formblatt 124, veröffentlicht vom Landesbetrieb LBB Rheinland-PfalzSeite 1: Zielgruppe, Umsatz, vergleichbare Leistungen; Seite 2: Arbeitskräfte und Register; Ausgabe 2017, Stand 2019Nachgelesen am 20. September 2026
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