Geräteregister: Prüfnachweise und Termine wiederfinden

Jedes Gerät braucht einen eindeutigen Eintrag

Verwenden Sie eine feste interne Kennung sowie Hersteller, Typ, Seriennummer und Standort. Die Kennung bleibt gleich, wenn das Gerät den Raum wechselt. So lassen sich auch ältere Berichte noch zuordnen.

Gleichen Sie die Liste mit den vorhandenen Geräten ab. Zwei ähnliche Geräte erhalten zwei Einträge. Fehlt die Kennung auf einem Nachweis, halten Sie die Zuordnung als offen fest, bis sie geklärt ist.

Beispiel: So werden Lücken in der Liste sichtbar

Für G-017 ist die freigegebene Terminquelle hinterlegt. Bei G-018 lässt sich die Nachweisdatei nicht lesen. Für Neuzugang G-019 fehlt noch die fachliche Terminentscheidung. Die genannten Daten zeigen, wie eine vorhandene Festlegung übernommen wird; sie sind keine empfohlenen Prüfintervalle.

Eine Datei, ein Ergebnis und ein Termin sind drei Angaben

Eine hochgeladene Datei sagt noch nicht, ob eine Prüfung bestanden wurde oder der Folgetermin stimmt. Führen Sie deshalb Dokument, fachlich dokumentiertes Ergebnis und Termin getrennt. Was fehlt, erhält den Status „Klärung erforderlich“.

Nach § 3 Absatz 6 BetrSichV ermittelt und bestimmt der Arbeitgeber Art und Umfang der erforderlichen Prüfungen sowie die Fristen wiederkehrender Prüfungen nach §§ 14 und 16, soweit die Verordnung keine entsprechenden Vorgaben enthält. Das Register übernimmt diese Festlegung mit ihrem Dokumentbezug. Eine Software-Erinnerung ersetzt sie nicht.

• Dokument vorhanden: Lässt sich die Datei öffnen und dem Gerät zuordnen?
• Fachlicher Inhalt geklärt: Sind Ergebnis und etwaige Einschränkungen erfasst?
• Termin belegt: Gibt es eine nachvollziehbare Festlegung und einen Verantwortlichen?

Quellen: BetrSichV § 3: Gefährdungsbeurteilung

Wer aktualisiert den Eintrag nach einer Prüfung?

Benennen Sie eine zuständige Person und eine Vertretung. Nach einer Prüfung aktualisieren sie Nachweis, Ergebnisverweis und freigegebenen Folgetermin zusammen. Korrekturen müssen von früheren Fassungen unterscheidbar bleiben; ältere Dokumente bleiben nach dem vorgesehenen Aufbewahrungsverfahren erreichbar.

Ein Standortwechsel gehört in den Geräteeintrag. Geänderte Einsatzbedingungen gehen zusätzlich an die fachlich zuständige Stelle. Bei ausgemusterten Geräten kann die Erinnerung enden, während Unterlagen weiterhin aufzubewahren sind.

Nutzen Sie nach Möglichkeit das Wartungs- oder Betriebsmittelsystem, das Sie bereits haben. Eine zweite Liste lohnt sich nur, wenn eindeutig feststeht, wo der gültige Stand gepflegt wird. Öffnen Sie gelegentlich einen Eintrag samt Nachweis: So sehen Sie unmittelbar, ob Ihre Ablage funktioniert.