Prüffristen: Wer legt sie fest und wer dokumentiert sie?

Zum Datum gehört die Grundlage

§ 3 BetrSichV verbindet die Prüfung mit der Gefährdungsbeurteilung. Dabei sind Arbeitsmittel, Umgebung und Verwendung zu berücksichtigen. Wer die nötigen Kenntnisse nicht selbst besitzt, muss sich fachkundig beraten lassen. Für bestimmte Arbeitsmittel und Anlagen enthält die Verordnung zusätzliche Vorgaben und Höchstfristen.

Hinterlegen Sie beim Termin die Anlage, die konkrete Festlegung und die verantwortliche Stelle. Steht in Ihrer Liste nur „nach DGUV jährlich“, fragen Sie nach der gemeinten Vorschrift oder Beurteilung. Dann ist auch für eine Vertretung erkennbar, woher das Datum stammt.

Quellen: BetrSichV § 3: Gefährdungsbeurteilung

Festlegen, prüfen und organisieren

Nach § 2 Absatz 6 BetrSichV verfügt eine zur Prüfung befähigte Person durch Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnahe berufliche Tätigkeit über die erforderlichen Kenntnisse zur Prüfung von Arbeitsmitteln. TRBS 1203 konkretisiert diese Anforderungen. Weitergehende Vorgaben in den Anhängen 2 und 3 der Verordnung sind zusätzlich zu erfüllen; maßgeblich bleibt die konkrete Prüfaufgabe.

Die Disposition darf Termine koordinieren und Nachweise anfordern. Ob jemand die Prüfung fachlich durchführen darf, ist eine andere Frage. Benennen Sie im Ablauf deshalb die Verantwortlichen für die Festlegung, die Prüfung und die Ablage.

Quellen: TRBS 1203: Zur Prüfung befähigte Personen · BetrSichV § 2: Begriffsbestimmungen

Bei Änderungen nicht nur auf den Kalender schauen

§ 14 Absatz 2 und 3 BetrSichV unterscheidet wiederkehrende Prüfungen von weiteren Anlässen, etwa prüfpflichtigen Änderungen oder außergewöhnlichen Ereignissen mit möglichen schädigenden Auswirkungen. Ein im Kalender weit entfernter Folgetermin erledigt solche Anlässe nicht.

Beispiel: Ein Arbeitsmittel wird künftig anders eingesetzt. Das Büro erfasst die neue Verwendung und gibt sie an die fachlich zuständige Person weiter. Erst deren Entscheidung wird mit Datum und Grundlage hinterlegt und in die Planung übernommen.

Quellen: BetrSichV § 14: Prüfung von Arbeitsmitteln

Diese vier Fragen sollte Ihre Ablage beantworten

Fehlt eine Grundlage, kennzeichnen Sie den Punkt als ungeklärt und geben ihn an die zuständige Person. Ein Formular hilft beim Wiederfinden der Entscheidung, kann diese aber nicht ersetzen.

Fragen Sie einen Prüfdienstleister nach der Befähigung für genau Ihre Prüfaufgabe. Ein allgemeines Schulungszertifikat allein beantwortet diese Frage nicht.

• Welches Arbeitsmittel und welche Verwendung sind erfasst?
• Welche Prüfung ist festgelegt, und wo steht diese Festlegung?
• Wer wurde mit welcher Prüfaufgabe beauftragt?
• Welche Änderungen, Befunde oder offenen Punkte erfordern eine neue fachliche Entscheidung?